Tugas Payroll Staff : Pengertian dan Prosesnya
Tugas Payroll Staff - Pengertian dan Proses
Salah satu tugas yang penting dan selalu ditunggu-tunggu oleh karyawan adalah bagian tugas payroll staff. Bagian payroll pasti tidak asing dengan pertanyaan gajinya udah ditransfer, sudah masuk
ke sistem atau belum, dan kadang banyak komplain tentang perhitungan gaji. Itu sebagian suka duka tugas payroll staff. Tapi tenang, bagi yang sudah terampil, tugas payroll akan menjadi sangat mudah. Apalagi kalau di perusahaannya sudah menggunakan sistem payroll atau sistem HRIS.
Staff Payroll
Di artikel kali ini, saya
akan membahas informasi tentang
pengertian payroll dan proses apa saja
yang dibutuhkan. Mungkin teman-teman
pernah ya yang baru lulus sekolah atau
kuliah mau melamar bagian HRD, tapi tidak
tahu proses seperti apa. Disini saya akan memberikan informasi
sedikit tentang tugas payrfoll staff dan prosesnya seperti apa.
Pengertian payroll
Untuk mempermudah memahami, mari kita mulai dari pengertiannya terlebih dahulu. Pengertian payroll adalah
proses bisnis dalam penggajian karyawan. Proses dimulai dari perhitungan komponen
terkait gaji sampai pembayaran gaji.
Staff payroll adalah mereka yang mengurus gaji semua karyawan perusahaan. Di artikelini akan dibahas apa saja yang mereka kerjakan dan kualifikasi seperti apa yang harus dimiliki.
Tugas admin payroll
Semua tugas yang ada di sebuah perusahaan tidaklah bisa dianggap sepele, semua saling memiliki ketergantungan. Untuk tugas admin payroll sendiri, banyak aspek yang meliputinya seperti absensi karyawan, semua cuti yang ada di perusahaan, lembur, semua jenis tunjangan, uang makan, uang transport dan lainnya.
Dengan tugas yang begitu kompleks, akan sangat merepotkan dan tentu saja akan menyita banyak waktu kalau dikerjakan secara manual. Apalagi jumlah karyawan yang tidak sedikit, ratusan bahkan ribuan. Perlu ada sistem payroll yang akan membantu membuat sistem sehingga semua bisa sinkron dan pengerjaan lebih praktis dan efisien.
Tapi tidak semua perusahaan memiliki staff payroll. Di perusahaan memiliki karyawan yang masih sedikit, biasanya ini akan diurus langsung oleh bagian HR.
Di bawah ini akan dijelaskan beberapa tugas payroll atau tugas admin payroll (jobdesk payroll).
1. Menyiapkan berkas
Tugas payroll officer adalah mempersiapkan berkas yang dibutuhkan dalam proses penggajian karyawan di perusahaan. Berkas ini diperlukan sebagai bukti untuk bagian keuangan dalam proses penggajian.
Berkas yang diperlukan bukan hanya tentang gaji atau gaji pokok saja, namun hal-hal lain yang bisa mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima oleh karyawan.
2. Data absensi karyawan
Staff payroll bertanggung jawab untuk membuat absensi karyawan yang ini akan sangat berpengaruh terhadap besaran gaji. Data karyawan masuk kerja, izin, sakit, cuti, dan lembur.
3. Menyiapkan slip gaji bulanan
Slip gaji diperlukan oleh setiap karyawan sebagai bukti dan juga bahan untuk klarifikasi apabila ada perbedaan jumlah. Di dalam slip gaji berisi gaji pokok, jumlah masuk kerja, jumlah lembur, dll.
Sekali lagi, kalau dilakukan secara manual ini akan menyita banyak waktu. Dan peluang untuk terjadi kesalahan sangat besar. Oleh karena itu diperlukan ketelitian yang tinggi. Dengan adanya sistem payroll, ini akan sangat mempermudah dan menghindari human error.
4. Laporan gaji bulanan karyawan
Tugas payroll selanjutnya adalah membuat laporan gaji bulanan karyawan. Tugas ini dibantu oleh staff keuangan.
5. Membuat formulir pajak
Urusan pajak juga menjadi salah satu tanggung jawab staff payroll. Tugas admin payroll adalah mempersiapkan dan membuat formulir pajak sesui dengan kebutuhan dan juga peraturan pemerintah.
Baca juga : Jenjang Karir HRD
Proses dalam payroll
Apa
saja proses dalam payroll?
1. Absensi
Proses dalam payroll yang pertama
adalah data absensi. Tekadnya ya apabila
ada komponen gaji yang dibayarkan
berdasarkan kehadiran, maka harus
diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan.
Perhitungan secara
manual dan double-entry akan menyita
waktu dalam penggajian. Belum lagi jika
dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain
karena belum menggunakan sistem HR yang
terpusat.
Jika teman-teman berada di
perusahaan yang baru, biasanya belum pakai
aplikasi HRIS. Anda harus
koordinasi dengan divisi lain. Lemburannya bener apa tidak? Ijinnya
bener apa ? Dan lain sebagainya yang seperti itu.
2. Perhitungan lembur, insentif, dan bonus
Kemudian tugas payroll staf yang selanjutnya
adalah perhitungan lembur insentif dan
bonus. Ketiga hal tersebut secara tidak
langsung dinanti oleh karyawan dalam
bentuk remunerasi karena dapat menambah gaji yang
diterima.
Payroll software yang
terintegrasi dengan HR sistem
memudahkan divisi finance perusahaan untuk menghitung upah lembur
karyawan setiap bulannya. Kalau tidak ada
aplikasi, berarti ditulis manual. Kemudian perhitungan gaji
PPH 21 dan BPJS.
Setelah semua data
terkait remunerasi atau gaji sudah
lengkap, proses hitung gaji dapat dimulai. Jika perusahaan Anda menggunakan Excel, perhitungan harus dilakukan dengan
teliti dan hati-hati untuk mengurangi
resiko human error. Salah input, salah
nominal, atau yang lain sebagainya.
Kemudian jika perusahaan memakai
aplikasi HR berbasis Cloud, Anda akan
dapat menghitung gaji karyawan sekaligus
PPH 21 dan BPJS. Outputnya berupa slip gaji, laporan pajak, dan BPJS karyawan secara otomatis
dihasilkan oleh sistem atau aplikasi.
Kemudian yang selanjutnya atau yang
terakhir adalah pembayaran gaji. Tanggal
pembayaran gaji adalah tanggal yang
paling krusial bagi seluruh karyawan. Timming dan aplikasi yang digunakan
ensensial untuk membantu proses
firebirds cepat dan pembayaran gaji
tepat waktu.
Perusahaan Anda dapat
menggunakan aplikasi yang terintegrasi
dengan payroll untuk payment. Kalau menggunakan microsoft excell, berarti masih manual, prosesnya lumayan repot. Perlu input satu-satu, dan crosscek untuk memastikan.
Yang terakhir, menghitung total. Totalnya itu berapa? Jadi harus benar-benar hati-hati. Tapi
kalau perusahaan Anda sudah memakai
aplikasi berbasis cloud atau aplikasi
yang lainnya, Anda tinggal masukkan angka-angkanya saja.
Input
dari absensi, biasanya dimasukkan ke
aplikasi, dan menghitung secara
otomatis keluar slip
gaji, dan itu nanti diserahkan ke Finance. Untuk teman-teman yang bekerja di perusahaan baru dan belum ada
aplikasinya, harus siap-siap kerja lembur.
Kalau saya biasanya dulu
awal-awal belum ada aplikasi itu pakai
Excel dan custom. Luar biasa tugasnya, dan itu lemburnya benar-benar kenceng. Soalnya karyawan satu itu
harus dihitung bener-bener. Dihitung
kadang juga pas awal-awal saya masuk itu
selisih. Selisih itu pasti ada, ya selisih ribuan atau ratusan. Itu biasanya insentif lemburnya tidak pas hitungannya. Kemudian sakit dan izin ada yang tidak kehitung. Ada yang kelebihan
absensi. Itu sangat merepotkan.
Untuk teman-teman, pastikan
pastikan lagi kalau masih manual. Jangan
sampai salah input. Takutnya ketika nanti
gajinya sudah ditransfer, sudah masuk ke
sistem, pasti banyak komplain.
Skill yang perlu dimiliki staff payroll
- Memahami HR sistem, regulasi yang berlaku, perhitungan gaji dan pajak.
- Menguasai software payroll yang digunakan dan excell
- Teliti dan detail
- Bisa bekerja dalam tim dan juga memiliki skill komunikasi yang baik
- Mampu memecahkan masalah, baik permasalahan internal maupun eksternal
Gaji payroll staff
Berapa sih gaji payroll staff di Indonesia. Tentu saja ini akan berbeda-beda sesuai dengan domisili kota dan juga ukuran perusahaan. Rata-rata gaji payroll staff di Indonesia sekitar 4 - 5,9 jutaan per bulan.
Terimakasih
sudah menyimak artikel tentang tugas payroll staf. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan Anda. Wassalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh
Semoga artikel tentang tugas payroll staff ini memberikan gambaran tentang posisi yang akan dilamar.