Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Tugas Payroll Staff : Pengertian dan Prosesnya

tugas payroll staff

Tugas Payroll Staff - Pengertian dan Proses

Salah satu tugas yang penting dan selalu ditunggu-tunggu oleh karyawan adalah bagian tugas payroll staff. Bagian payroll pasti tidak asing dengan pertanyaan gajinya udah ditransfer, sudah masuk ke sistem atau belum, dan kadang banyak komplain tentang perhitungan gaji. Itu sebagian suka duka tugas payroll staff. 

Tapi tenang, bagi yang sudah terampil, tugas payroll akan menjadi sangat mudah. Apalagi kalau di perusahaannya sudah menggunakan sistem payroll atau sistem HRIS.

Staff Payroll

Di artikel kali ini, saya akan membahas informasi tentang pengertian payroll dan proses apa saja yang dibutuhkan. Mungkin teman-teman pernah ya yang baru lulus sekolah atau kuliah mau melamar bagian HRD, tapi tidak tahu proses seperti apa. Disini saya akan memberikan informasi sedikit tentang tugas payrfoll staff dan prosesnya seperti apa.

Pengertian payroll

Untuk mempermudah memahami, mari kita mulai dari pengertiannya terlebih dahulu. Pengertian payroll adalah proses bisnis dalam penggajian karyawan. Proses dimulai dari perhitungan komponen terkait gaji sampai pembayaran gaji.

Tugas admin payroll

Semua tugas yang ada di sebuah perusahaan tidaklah bisa dianggap sepele, semua saling memiliki ketergantungan. Untuk tugas admin payroll sendiri, banyak aspek yang meliputinya seperti absensi karyawan, semua cuti yang ada di perusahaan, lembur, semua jenis tunjangan, uang makan, uang transport dan lainnya.

Dengan tugas yang begitu kompleks, akan sangat merepotkan dan tentu saja akan menyita banyak waktu kalau dikerjakan secara manual. Apalagi jumlah karyawan yang tidak sedikit, ratusan bahkan ribuan. Perlu ada sistem payroll yang akan membantu membuat sistem sehingga semua bisa sinkron dan pengerjaan lebih praktis dan efisien.

Tapi tidak semua perusahaan memiliki staff payroll. Di perusahaan memiliki karyawan yang masih sedikit, biasanya ini akan diurus langsung oleh bagian HR.

Di bawah ini akan dijelaskan beberapa tugas payroll atau tugas admin payroll.

1. Menyiapkan berkas
Tugas payroll officer adalah mempersiapkan berkas yang dibutuhkan dalam proses penggajian karyawan di perusahaan. Berkas ini diperlukan sebagai bukti untuk bagian keuangan dalam proses penggajian.

Berkas yang diperlukan bukan hanya tentang gaji atau gaji pokok saja, namun hal-hal lain yang bisa mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima oleh karyawan.

2. Data absensi karyawan
Staff payroll bertanggung jawab untuk membuat absensi karyawan yang ini akan sangat berpengaruh terhadap besaran gaji. Data karyawan masuk kerja, izin, sakit, cuti, dan lembur.

3. Menyiapkan slip gaji bulanan
Slip gaji diperlukan oleh setiap karyawan sebagai bukti dan juga bahan untuk klarifikasi apabila ada perbedaan jumlah. Di dalam slip gaji berisi gaji pokok, jumlah masuk kerja, jumlah lembur, dll.

Sekali lagi, kalau dilakukan secara manual ini akan menyita banyak waktu. Dan peluang untuk terjadi kesalahan sangat besar. Oleh karena itu diperlukan ketelitian yang tinggi. Dengan adanya sistem payroll, ini akan sangat mempermudah dan menghindari human error.

4. Laporan gaji bulanan karyawan
Tugas payroll selanjutnya adalah membuat laporan gaji bulanan karyawan. Tugas ini dibantu oleh staff keuangan. 

5. Membuat formulir pajak
Urusan pajak juga menjadi salah satu tanggung jawab staff payroll. Tugas admin payroll adalah mempersiapkan dan membuat formulir pajak sesui dengan kebutuhan dan juga peraturan pemerintah.

Proses dalam payroll

 Apa saja proses dalam payroll? 

1. Absensi

Proses dalam payroll yang pertama adalah data absensi. Tekadnya ya apabila ada komponen gaji yang dibayarkan berdasarkan kehadiran, maka harus diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan.

Perhitungan secara manual dan double-entry akan menyita waktu dalam penggajian. Belum lagi jika dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain karena belum menggunakan sistem HR yang terpusat. 

Jika teman-teman berada di perusahaan yang baru, biasanya belum pakai aplikasi HRIS. Anda harus koordinasi dengan divisi lain. Lemburannya bener apa tidak? Ijinnya bener apa ? Dan lain sebagainya yang seperti itu.

2. Perhitungan lembur, insentif, dan bonus

Kemudian tugas payroll staf yang selanjutnya adalah perhitungan lembur insentif dan bonus. Ketiga hal tersebut secara tidak langsung dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah gaji yang diterima.

Payroll software yang terintegrasi dengan HR sistem memudahkan divisi finance perusahaan untuk menghitung upah lembur karyawan setiap bulannya. Kalau tidak ada aplikasi, berarti ditulis manual. Kemudian perhitungan gaji PPH 21 dan BPJS. 

Setelah semua data terkait remunerasi atau gaji sudah lengkap, proses hitung gaji dapat dimulai. Jika perusahaan Anda menggunakan Excel, perhitungan harus dilakukan dengan teliti dan hati-hati untuk mengurangi resiko human error. Salah input, salah nominal, atau yang lain sebagainya.

Kemudian jika perusahaan memakai aplikasi HR berbasis Cloud, Anda akan dapat menghitung gaji karyawan sekaligus PPH 21 dan BPJS. Outputnya berupa slip gaji, laporan pajak, dan BPJS karyawan secara otomatis dihasilkan oleh sistem atau aplikasi.

Kemudian yang selanjutnya atau yang terakhir adalah pembayaran gaji. Tanggal pembayaran gaji adalah tanggal yang paling krusial bagi seluruh karyawan. Timming dan aplikasi yang digunakan ensensial untuk membantu proses firebirds cepat dan pembayaran gaji tepat waktu.

Perusahaan Anda dapat menggunakan aplikasi yang terintegrasi dengan payroll untuk payment. Kalau menggunakan microsoft excell, berarti masih manual, prosesnya lumayan repot. Perlu input satu-satu, dan crosscek untuk memastikan.

Yang terakhir, menghitung total. Totalnya itu berapa? Jadi harus benar-benar hati-hati. Tapi kalau perusahaan Anda sudah memakai aplikasi berbasis cloud atau aplikasi yang lainnya, Anda tinggal masukkan angka-angkanya saja. 

Input dari absensi, biasanya dimasukkan ke aplikasi, dan menghitung secara otomatis keluar slip gaji, dan itu nanti diserahkan ke Finance. Untuk teman-teman yang bekerja di perusahaan baru dan belum ada aplikasinya, harus siap-siap kerja lembur. 

Kalau saya biasanya dulu awal-awal belum ada aplikasi itu pakai Excel dan custom. Luar biasa tugasnya, dan itu lemburnya benar-benar kenceng. Soalnya karyawan satu itu harus dihitung bener-bener. Dihitung kadang juga pas awal-awal saya masuk itu selisih. Selisih itu pasti ada, ya selisih ribuan atau ratusan. Itu biasanya insentif lemburnya tidak pas hitungannya. Kemudian sakit dan izin ada yang tidak kehitung. Ada yang kelebihan absensi. Itu sangat merepotkan. 

Untuk teman-teman, pastikan pastikan lagi kalau masih manual. Jangan sampai salah input. Takutnya ketika nanti gajinya sudah ditransfer, sudah masuk ke sistem, pasti banyak komplain. 

Gaji payroll staff

Berapa sih gaji payroll staff di Indonesia. Tentu saja ini akan berbeda-beda sesuai dengan domisili kota dan juga ukuran perusahaan. Rata-rata gaji payroll staff di Indonesia sekitar 4 - 5,9 jutaan per bulan.

Terimakasih sudah menyimak artikel tentang tugas payroll staf. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan Anda. Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Semoga artikel tentang tugas payroll staff ini memberikan gambaran tentang  posisi yang akan dilamar.