Training Need Analysis (TNA): Panduan Lengkap, Langkah, dan Contoh Praktis

Juni 01, 2025

Pelatihan Gagal? Mungkin Kamu Lupa Lakukan TNA

Pernah gak sih kamu udah susah payah adain pelatihan, tapi hasilnya gak kelihatan? Tim kamu tetap aja kerja asal-asalan, semangat turun, dan skill gak berkembang? Padahal kamu yakin udah undang trainer kece dan sediain fasilitas lengkap. Nah… bisa jadi kamu lupa satu hal penting: Training Need Analysis (TNA).

Training Need Analysis atau analisis kebutuhan pelatihan itu ibarat peta jalan sebelum kamu mulai perjalanan. Tanpa TNA, pelatihanmu bisa jadi kayak jalan-jalan tanpa tujuan—habisin waktu, tenaga, dan uang, tapi gak sampai ke mana-mana.

Apa Itu Training Need Analysis (TNA)?

Training Need Analysis (TNA) adalah proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan gap kompetensi yang ada. Gampangnya, kamu lagi cari tahu:
👉 "Skill apa yang kurang di timku?"
👉 "Kenapa performa kerja gak maksimal?"
👉 "Apa pelatihan yang benar-benar dibutuhkan sekarang?"

Daripada nebak-nebak dan ngasih pelatihan asal-asalan, TNA bantu kamu bikin keputusan yang tepat dan berdampak.

Kenapa TNA Relevan Banget Buat Bisnismu?

Apapun ukuran bisnismu—startup kecil, UMKM, sampai perusahaan besar—karyawan tetap jadi aset utama. Nah, biar aset ini bisa berkembang dan produktif, kamu perlu strategi pelatihan yang pas. Dan itu gak akan bisa kamu lakuin tanpa TNA di awal.

Berikut alasan kenapa kamu perlu banget melakukan Training Need Analysis:

🔍 Biar pelatihan tepat sasaran, bukan cuma ikut-ikutan tren.
💰 Efisiensi biaya, karena kamu gak buang dana untuk pelatihan yang gak dibutuhkan.
📈 Hasil lebih terukur, karena kamu tahu titik awal dan tujuannya.
🙋‍♀️ Karyawan lebih engaged, karena mereka merasa dilibatkan dan dibantu sesuai kebutuhannya.

🎯 Catatan penting:
TNA bukan cuma tugas HR. Kamu sebagai pemilik bisnis, manajer, atau team leader juga perlu terlibat langsung dalam menyusun dan memahami TNA.

Contoh Kasus: Pelatihan yang Salah Sasaran

Bayangin kamu punya tim marketing dan merasa mereka kurang agresif closing. Tanpa TNA, kamu langsung kirim mereka ke pelatihan desain Canva. Padahal, masalahnya ada di skill komunikasi dan negosiasi.

TNA bisa membantu kamu melihat akar masalahnya, bukan hanya gejalanya. Ini yang bikin pelatihanmu lebih efektif.

Siapa yang Harus Melakukan TNA?

Jawabannya: semua orang yang terlibat dalam pengembangan tim dan bisnis.
Kalau kamu...

🔧 Pemilik usaha yang ingin tim makin solid
🧠 HRD atau trainer internal
📊 Manajer yang pengen tim perform maksimal
📍 Konsultan yang bantu perusahaan klien berkembang

...maka kamu wajib banget paham cara menyusun TNA yang baik!

🔗 Lihat juga artikel terkait: Program Pelatihan, Manajemen SDM, Pengembangan Karyawan

So, sebelum kamu habiskan anggaran untuk pelatihan berikutnya, yuk pastikan dulu kamu udah tahu kebutuhannya.

Karena pelatihan yang baik selalu dimulai dari satu hal: TNA yang tepat.

Langkah-Langkah Menyusun TNA yang Efektif

Kalau di bagian sebelumnya kamu sudah kenalan sama Training Need Analysis (TNA), sekarang saatnya kita masuk ke bagian paling penting: gimana sih cara menyusunnya secara sistematis dan efektif?

Tenang, prosesnya gak ribet kok. Kamu cukup ikuti 6 langkah sederhana ini untuk menghasilkan analisis kebutuhan pelatihan yang tepat sasaran.

1. Identifikasi Tujuan Pelatihan

Langkah pertama sebelum menyelam lebih dalam adalah menentukan dulu tujuan besar dari pelatihan. Jangan langsung lompat ke "mau training apa" sebelum tahu “kenapa training itu dibutuhkan”.

Tanyakan hal ini:

Apa tantangan utama yang sedang dihadapi tim atau perusahaan?
Apakah ada target bisnis yang belum tercapai?
Apakah ada perubahan besar seperti digitalisasi atau ekspansi?

Contoh:
Kalau bisnismu baru aja buka cabang baru, maka tujuan pelatihannya bisa untuk memastikan standar pelayanan tetap konsisten di semua cabang.

🎯 Tip Praktis:
Selaraskan tujuan pelatihan dengan goal bisnis jangka pendek dan jangka panjang.

2. Analisis Organisasi

Selanjutnya, lihat kondisi organisasi secara keseluruhan. Ini penting untuk memastikan bahwa pelatihan yang akan dibuat benar-benar selaras dengan kapasitas, struktur, dan arah strategi perusahaan.

Hal-hal yang perlu dianalisis:

Struktur organisasi
Visi & misi bisnis
Proses kerja antar divisi
Dukungan manajemen terhadap pelatihan
Ketersediaan anggaran & waktu

Contoh nyata:
Sebuah UMKM dengan tim hanya 5 orang tentu gak bisa ikut pelatihan selama seminggu penuh. Maka, perlu solusi pelatihan yang lebih ringkas dan fleksibel.

3. Analisis Tugas dan Keterampilan

Di langkah ini, kamu mulai fokus ke pekerjaan yang dijalankan karyawan.

Tanyakan:

Tugas dan tanggung jawab utama di tiap posisi apa aja?
Kompetensi apa yang wajib dimiliki untuk menjalankan tugas tersebut?
Mana skill yang sudah dimiliki dan mana yang belum?

Caranya bisa lewat:

Observasi kerja langsung
Wawancara supervisor
Job description
Checklist keterampilan

Contoh:
Untuk posisi admin penjualan, skill wajib bisa jadi: input data cepat, teliti, dan komunikasi via WA. Kalau banyak keluhan input salah, bisa jadi ada gap di skill ketelitian.

4. Analisis Individu

Setelah melihat dari sisi organisasi dan tugas, sekarang masuk ke level personal. Siapa saja karyawan yang membutuhkan pelatihan? Skill apa yang kurang?

Langkah ini bisa dilakukan dengan:

Self-assessment
Penilaian kinerja (performance appraisal)
Hasil feedback pelanggan
Tes kompetensi

Contoh:
Ternyata dari 10 staf customer service, hanya 4 orang yang belum bisa handling komplain dengan baik. Maka pelatihan difokuskan ke mereka, bukan seluruh tim.

📌 Catatan HR:
Hindari pelatihan massal kalau gap kompetensinya hanya ada di segelintir orang. Fokus = lebih hemat & lebih berdampak.

5. Menyusun Rencana Pelatihan

Nah, setelah semua data dikumpulkan, kamu bisa mulai menyusun rencana pelatihan yang spesifik dan terukur.

Isi rencana pelatihan biasanya mencakup:

Topik pelatihan
Tujuan belajar
Metode (offline, online, blended)
Durasi dan jadwal
Peserta
Narasumber/trainer
Indikator keberhasilan

Contoh:

Pelatihan: Teknik Closing untuk Tim Sales
Tujuan: Meningkatkan konversi penjualan 20% dalam 3 bulan
Metode: Workshop + roleplay
Peserta: 6 orang sales representative

6. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Terakhir, jangan lupa evaluasi! Jangan sampai pelatihan udah selesai tapi gak tahu hasilnya gimana.

Lakukan evaluasi dalam 2 tahap:

Evaluasi jangka pendek: dilakukan setelah pelatihan (kuesioner, post-test, feedback trainer)
Evaluasi jangka panjang: 1–3 bulan pasca pelatihan (performa kerja, pencapaian target, pengaruh ke bisnis)

Kalau hasilnya belum sesuai, kamu bisa lakukan tindak lanjut seperti:

Pelatihan ulang (refresher)
Coaching 1-on-1
Penyesuaian sistem kerja

Sekarang kamu udah tahu kan, bahwa menyusun TNA itu gak serumit yang dibayangkan? Dengan mengikuti 6 langkah ini, kamu bisa pastikan pelatihan di bisnismu lebih fokus, relevan, dan berdampak langsung ke kinerja tim.

Contoh Kasus TNA & Template Siap Pakai untuk Bisnismu

Setelah kamu tahu langkah-langkah menyusun Training Need Analysis (TNA), sekarang saatnya melihat gambaran nyatanya di lapangan. Karena teori tanpa praktik itu kayak nonton tutorial tanpa pernah nyoba. Yuk, kita bahas lewat cerita!

Contoh Kasus: TNA di Perusahaan Ritel – Meningkatkan Skill Kasir

Latar Belakang

Sebuah jaringan minimarket lokal bernama "MartKita" memiliki lebih dari 20 cabang di kota-kota kecil. Dalam 3 bulan terakhir, mereka menerima banyak keluhan pelanggan soal pelayanan kasir yang lambat, kurang ramah, dan sering salah input harga.

Masalah yang Muncul

Pelanggan komplain, rating toko di Google turun.
Waktu antrian makin panjang, terutama di jam sibuk.
Omzet cabang menurun, terutama yang punya kasir baru.

Apa yang Dilakukan?

👉 Manajemen memutuskan untuk melakukan TNA sebelum buru-buru mengadakan pelatihan. Tujuannya untuk mengetahui kebutuhan pelatihan karyawan.

Langkah-Langkah TNA yang Diterapkan:

Identifikasi Tujuan Pelatihan
➜ Meningkatkan pelayanan kasir dan kecepatan transaksi.
➜ Menurunkan keluhan pelanggan.
Analisis Organisasi
➜ MartKita punya SOP pelayanan, tapi belum semua kasir paham.
➜ Kasir baru langsung ditempatkan tanpa pelatihan formal.
Analisis Tugas dan Keterampilan
➜ Keterampilan penting: komunikasi, penguasaan sistem kasir, dan manajemen emosi saat ramai.
Analisis Individu
➜ Lewat observasi dan wawancara, ditemukan 60% kasir belum terbiasa menyapa pelanggan, dan 40% masih sering salah tekan harga.
Rencana Pelatihan
➜ Topik: Customer Service, Sistem POS, dan Roleplay Hadapi Komplain.
➜ Metode: Training onsite + simulasi nyata.
➜ Durasi: 2 hari/paket training tiap cabang.
Evaluasi
➜ Dilakukan 2 minggu setelah pelatihan.
➜ Pengamatan supervisor menunjukkan peningkatan respon senyum & sapaan hingga 80%.

Hasilnya?

✅ Rating Google naik dari 3.8 jadi 4.4
✅ Antrian kasir turun 25% di jam sibuk
✅ Kasir lebih percaya diri dan antusias melayani
✅ Pelanggan loyal meningkat, repeat buyer naik signifikan

🎯 Catatan HR:
TNA ini bukan proyek satu kali. Lakukan pemantauan berkala, karena kebutuhan skill di ritel bisa berubah cepat!

Template TNA Siap Pakai

Berikut ini adalah contoh format template TNA sederhana yang bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan:

📝 Template Training Need Analysis (TNA)

Posisi/Tim	Masalah Ditemukan	Skill yang Kurang	Tujuan Pelatihan	Rencana Pelatihan	Indikator Keberhasilan
Kasir Ritel	Pelayanan lambat & kurang ramah	Komunikasi, penggunaan POS	Tingkatkan service & speed	Training 2 hari: roleplay & demo POS	Kepuasan pelanggan, waktu antri turun
Tim Gudang	Stok sering salah hitung	Ketelitian, SOP pengecekan	Minimalkan kesalahan inventori	Pelatihan SOP + uji simulasi gudang	Error stok menurun > 50%
Customer Service	Banyak komplain tidak terselesaikan	Problem solving, empati	Tingkatkan penanganan komplain	Simulasi kasus & coaching intensif	Jumlah komplain selesai naik

Melalui contoh kasus di atas, kamu bisa lihat bahwa TNA bukan cuma teori HR, tapi bisa langsung menyentuh performa lapangan. Dengan template sederhana seperti ini, kamu bisa mulai dari tim terkecil sampai seluruh organisasi.

➡️ Yuk, mulai susun TNA pertamamu.
Dan ingat: pelatihan yang berdampak selalu dimulai dari pertanyaan, bukan asumsi.

🎯 Template & Tips Praktis Training Need Analysis (TNA)

Gak semua bisnis punya waktu buat bikin dokumen ribet. Nah, berikut ini format template TNA sederhana & checklist praktis yang bisa kamu salin, cetak, atau bahkan diketik langsung di Google Sheets/Excel.

📝 Template Singkat TNA – Versi Tabel

Nama Tim/Divisi	Permasalahan yang Terjadi	Skill/Kompentensi yang Dibutuhkan	Sumber Data	Rencana Pelatihan	Indikator Keberhasilan
Tim Kasir	Pelayanan lambat & kurang ramah	Komunikasi & kecepatan input POS	Observasi & review komplain	Pelatihan Customer Service & Roleplay	Waktu antrian berkurang 30%, komplain menurun
Tim Marketing	Konten tidak menarik & engagement rendah	Copywriting & strategi media sosial	Analisis media sosial & feedback audiens	Workshop Content Marketing 2 hari	Engagement naik 50%, CTR meningkat
Tim Produksi	Kesalahan QC meningkat	Teliti & pemahaman SOP produksi	Laporan produksi & audit rutin	Refresh SOP + simulasi praktek	Produk reject menurun 40%

✅ Checklist TNA Sederhana

Gunakan checklist ini sebagai panduan cepat sebelum kamu menyusun pelatihan:

👀 Tahap Persiapan

Sudah tahu tujuan bisnis dalam 3–6 bulan ke depan?
Ada tantangan kinerja yang sedang dihadapi tim?
Ada data atau feedback pelanggan/internal?

🔍 Tahap Analisis

Sudah mengobservasi aktivitas kerja sehari-hari?
Sudah mewawancarai supervisor/karyawan?
Sudah mengumpulkan hasil evaluasi kerja?

🧩 Tahap Penyusunan Rencana

Sudah memilih topik pelatihan yang relevan?
Sudah tentukan metode: offline, online, coaching?
Sudah menetapkan indikator keberhasilan?

📈 Tahap Evaluasi

Ada mekanisme evaluasi pasca pelatihan?
Sudah siap melakukan tindak lanjut (mentoring/coaching)?
Siap laporkan hasil pelatihan ke pimpinan?

👉 Download Template Excel TNA

📌 Tips Praktis TNA ala UMKM & Bisnis Kecil

Mulai dari tim kecil. Gak perlu langsung menyeluruh. Coba dulu di 1–2 posisi kunci.
Gunakan tools sederhana. Google Form, Excel, atau bahkan wawancara langsung bisa jadi alat TNA efektif.
Libatkan tim. Tanyakan langsung ke karyawan, mereka sering tahu masalah lebih detail daripada manajemen.
Catat & dokumentasikan. Biar jadi referensi di pelatihan selanjutnya, dan memudahkan evaluasi.

Saatnya Mulai Terapkan TNA di Bisnismu!

Setelah kita bahas dari awal tentang Training Need Analysis (TNA)—mulai dari pengertian, manfaat, langkah-langkah praktis, contoh kasus di dunia nyata, sampai template yang siap pakai—kamu pasti sekarang udah punya gambaran yang lebih jelas, kan?

TNA itu bukan teori rumit yang cuma cocok buat perusahaan besar. Justru, bisnismu—apa pun skalanya—bisa makin berkembang kalau pelatihan karyawan dimulai dari kebutuhan yang nyata.

🎯 Poin-Poin Penting yang Perlu Kamu Ingat:

TNA membantu kamu memahami gap kompetensi di timmu, bukan sekadar menebak pelatihan yang “mungkin” dibutuhkan.
Proses TNA terdiri dari beberapa langkah mudah: mulai dari identifikasi tujuan, analisis organisasi, tugas, individu, sampai rencana pelatihan dan evaluasi.
Contoh kasus dan template sederhana bisa kamu adaptasi sesuai kondisi bisnismu.
TNA bukan proyek sekali jalan—jadikan sebagai bagian dari budaya kerja dan pengembangan SDM jangka panjang.

🔔 Yuk Mulai dari Hal Kecil!

✅ Mulai dari tim kecil. Coba terapkan TNA ke satu divisi terlebih dulu.
✅ Gunakan template yang sudah disediakan. Gak harus sempurna, yang penting mulai dulu.
✅ Bagikan artikel ini ke rekan bisnismu atau HRD lain. Bisa jadi mereka juga butuh insight ini!

Karena pelatihan yang efektif itu bukan yang paling mahal, tapi yang paling tepat sasaran.

📌 Jangan lupa simpan dan bagikan artikel ini ke timmu atau sesama pebisnis lainnya. Siapa tahu mereka juga butuh insight penting ini!

HR Management Online Class

Bonus gimana caranya menyampaikan hasil TNA 😉

Cara Menyampaikan Hasil TNA ke Pimpinan atau Tim dengan Elegan dan Efektif

Sudah selesai menyusun TNA? Keren! Tapi... tantangan berikutnya adalah: gimana cara menyampaikannya ke pimpinan atau tim tanpa bikin mereka ngantuk, bingung, atau malah defensif?

Nah, di bagian ini kita akan bahas cara menyajikan hasil Training Need Analysis (TNA) dengan elegan, meyakinkan, dan tentunya—efektif! Yuk kita kupas satu-satu.

Kenapa Cara Penyampaian Itu Penting?

Karena hasil TNA bukan sekadar data—tapi alat untuk mengajak perubahan.
Kalau kamu salah cara presentasi, pimpinan bisa merasa ini cuma beban biaya. Atau tim merasa pelatihan itu cuma “hukuman” karena performa buruk.

Padahal sebaliknya, TNA itu bentuk investasi dan perhatian perusahaan terhadap pengembangan SDM-nya.

✅ Tips Menyampaikan Hasil TNA dengan Elegan dan Efektif

1. Mulai dengan Tujuan, Bukan Data

Jangan langsung tampilkan tabel dan grafik. Mulailah dengan menjelaskan:

Kenapa TNA ini dilakukan?
Masalah apa yang ingin dipecahkan?
Apa dampak positifnya untuk bisnis?

🎯 Contoh pembuka:
“Kami menemukan beberapa titik yang bisa ditingkatkan agar pelayanan customer makin cepat dan akurat. Ini peluang besar untuk meningkatkan loyalitas pelanggan dan efisiensi tim.”

2. Gunakan Bahasa yang Visual dan Ringan

Alih-alih pakai istilah teknis berlebihan, gunakan bahasa yang dipahami semua level:

“Ada gap keterampilan” → ubah jadi “Ada beberapa skill yang belum maksimal”
“Indikator kinerja tidak terpenuhi” → ubah jadi “Beberapa target belum tercapai karena kurangnya pelatihan teknis”

💡 Pakai ilustrasi visual seperti:
✅ Diagram batang untuk menunjukkan gap
✅ Infografik langkah-langkah TNA
✅ Simulasi sebelum & sesudah pelatihan

3. Tampilkan Data Pendukung Secara Ringkas

Kamu bisa tampilkan:

Persentase gap kompetensi
Jumlah karyawan yang butuh pelatihan
Estimasi waktu & biaya pelatihan
ROI atau proyeksi hasil pasca pelatihan

📊 Contoh:
“Dari 12 staf kasir, 8 orang masih mengalami kesalahan input lebih dari 3x seminggu. Pelatihan POS selama 2 hari bisa menurunkan ini hingga 80%.”

4. Sisipkan Solusi, Bukan Sekadar Masalah

Pimpinan butuh arah, bukan hanya laporan. Jadi, pastikan kamu juga menyertakan:

Rekomendasi pelatihan
Metode pelaksanaan (online, in-house, mentoring)
Jadwal dan timeline
Estimasi biaya + hasil yang diharapkan

✅ Contoh kalimat:
“Untuk meningkatkan skill komunikasi customer service, kami rekomendasikan pelatihan singkat 2 jam/hari selama 3 hari, dengan metode roleplay langsung.”

5. Libatkan Tim, Bukan Menggurui

Saat presentasi ke tim, jangan pakai nada “menunjuk kesalahan”. Tapi libatkan mereka dengan kalimat:

“Menurut kamu, bagian mana yang paling menantang dari pekerjaan ini?”
“Kira-kira pelatihan seperti apa yang paling membantu kamu?”

Dengan begini, mereka merasa dilibatkan, bukan dinilai.

6. Gunakan Format Presentasi Profesional (tapi Santai)

Slide PowerPoint maksimal 10–12 slide
Gunakan visual & storytelling (bukan bullet point saja)
Tampilkan studi kasus/hasil nyata dari TNA lain
Sisipkan Q&A di akhir sesi

Menyampaikan hasil TNA itu bukan sekadar laporan formal. Tapi ini adalah momen strategis untuk menunjukkan bahwa pelatihan bukan pengeluaran, tapi investasi produktivitas jangka panjang.

🎯 Goal akhir: Bikin pimpinan mengangguk, tim merasa didengar, dan semua siap bergerak!

❓ FAQ - Training Need Analysis (TNA)

1. Apa itu Training Need Analysis (TNA)?

TNA adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi karyawan guna menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat untuk meningkatkan performa kerja.

2. Mengapa TNA penting dilakukan dalam organisasi?

TNA membantu organisasi:

Mengalokasikan anggaran pelatihan secara tepat sasaran
Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja
Mencegah pelatihan yang tidak relevan
Mengembangkan SDM sesuai kebutuhan strategis perusahaan

3. Siapa yang seharusnya melakukan TNA?

Biasanya dilakukan oleh HRD, manajer lini, atau konsultan pengembangan SDM, namun bisa juga melibatkan tim lintas fungsi untuk hasil yang lebih akurat dan menyeluruh.

4. Apa saja metode yang digunakan dalam TNA?

Beberapa metode yang umum digunakan antara lain:

Wawancara
Kuesioner/Survei
Observasi langsung
Analisis performa kerja
Focus Group Discussion (FGD)
Umpan balik dari atasan/peer review

5. Apa perbedaan TNA dengan performance appraisal?

Performance appraisal fokus pada evaluasi individu berdasarkan target kerja.
TNA fokus pada kesenjangan kompetensi dan potensi pengembangan, serta solusi pelatihan yang relevan untuk tim atau organisasi.

6. Berapa lama proses TNA biasanya dilakukan?

Durasi tergantung pada skala organisasi dan cakupan analisis, namun umumnya memakan waktu 2–4 minggu untuk proses pengumpulan data, analisis, hingga rekomendasi pelatihan.

7. Apakah TNA hanya untuk perusahaan besar?

Tidak. TNA sangat berguna untuk semua jenis organisasi, termasuk UMKM, startup, sekolah, hingga lembaga sosial. Justru semakin terbatas sumber daya, semakin penting memastikan pelatihan tepat sasaran.

8. Kapan waktu terbaik melakukan TNA?

Menjelang penyusunan anggaran pelatihan tahunan
Setelah terjadi perubahan struktur organisasi
Setelah muncul penurunan performa signifikan
Saat persiapan program pengembangan SDM

9. Apa output akhir dari TNA?

Biasanya berupa dokumen atau laporan yang berisi:

Analisis kesenjangan kompetensi
Rekomendasi pelatihan
Prioritas kebutuhan pelatihan
Rencana pelaksanaan pelatihan

10. Apakah TNA bisa dilakukan secara online?

Ya! Dengan bantuan teknologi seperti survei digital, video call, dan data analytics, TNA bisa dilakukan secara daring, terutama untuk organisasi yang memiliki banyak cabang atau tim remote.